計8園、約8割の職員が1週間でシステムに慣れ「使いやすい！」と評価

◆課題
・紙で出力管理されていた各園（計8園）の書類を取りまとめに数日かかっていた
・コロナ禍のため各園に書類引き取りに行きづらい状況だった
・職員は連絡帳や日誌業務を自身の休憩時間で対応していた

◆導入
2022年2月に「はいチーズ！システム」を導入

◆成果
・約8割の職員が1週間という早さでシステムに慣れた
・連絡帳や日誌業務も業務時間中に対応できるようになり、休憩時間はきちんと休憩として取れるようになり、働く環境が改善された
・保護者からは朝の連絡がスムーズになったことや、コロナ禍で会えない祖父母と連絡帳を介した子どもの成長が確認できるようになったと満足度が向上した

運営する8園の書類とりまとめがパソコンでどこでも可能に！

「はいチーズ！システム」を導入する前の課題感と導入の経緯について教えてください。

森本さま

キッズブレアでは、東京・千葉・神奈川にて認可保育園8園を運営しています。
私はエリアマネージャーとして全8園の書類の管理を担当しています。

これまでは、各園が紙で管理していた書類の取りまとめをする際、紙で出力され管理されていた書類を各園に取りに行く必要がありました。書類の収集に時間がかかり、一番遠い園への書類引き取りには往復4時間の時間が取られていました。

また、コロナ禍のため各園へ訪問しづらく、長い時間滞在できない状況もあり紙の書類管理に課題を感じていました。園への移動距離、紙の書類管理に加え、コロナ禍が重なり物理的な不都合が重なりICTシステム導入を検討しはじめました。

導入の決め手は「費用（0円）」「内容（機能）」「使いやすさ」「教えやすさ」

「はいチーズ！システム」導入の決め手を教えてください。

森本さま

導入の決め手は「費用」「内容（機能）」「使いやすさ」「職員に教えやすい」の4点でした。

「はいチーズ！システム」は初期費用、月額料金が無料である点が決め手のひとつでした。補助金について8園が所在するすべての自治体を調べましたが、1つの市以外は補助金がない状況でした。システム導入についてすべての費用を計算すると1園あたり数十万円かかるため、「はいチーズ！システム」の無料プランは料金面で大きな決め手となりました。

内容については、「どれだけ多くの業務が書類から開放されるか」という点で検討しました。これまでの手書き書類作成からシステムに移行できる項目と削減可能時間を検討し、30種類以上の機能が使える「はいチーズ！システム」を選びました。

「どれが一番使いやすいか」という点でも比較しました。キッズブレアには20代から60代まで幅広い年代層の職員が働いているため、”誰でも直観的にわかるシステム”という点で比較したところ、「はいチーズ！システム」が一番使いやすそうなシステムでした。

「職員に教えやすいかどうか」という点も重視しました。導入時には私自身が全8園を訪問し、職員にシステムの使い方を教える予定だったためです。

導入時に苦労した点はありますか？

森本さま

職員の中にはコミュニケーションアプリのLINEも使用したことがない方もおり、このICTシステムの便利さについてどう伝えて納得してもらうかというところに苦労しました。iPadの使い方を教えるところからはじめました。

手書きを継続したい、という職員に対してはアップルペンシルを紹介しました。アップルペンシルで画面に書くと、これまで通り手書きで書いたものがデジタルになるということを教えるとデジタル移行に対する不安が少し払しょくしたようでした。この方法で必要な園にはアップルペンシルを購入しました。

私自身が前職で既に「はいチーズ！システム」を利用しており、ICTシステムの導入2か月後には職員の皆さんが「もう手書きには戻りたくない」と言うだろうという自信がありました。そのため、導入時にはしっかりと職員たちに寄り添いながら、今回の導入で必ず楽になる時期が来るということをお伝えし、理解を促してきました。

書類収集時間や保育士の残業時間の大幅削減、保護者の満足度向上に寄与

導入してよかったと感じることを教えてください。

森本さま

エリアマネージャーとして、計8園の書類収集時間が大幅に削減されました。
これまでは、紙で出力管理されていた各園の書類を取りまとめるために数日必要でしたが、「はいチーズ！システム」導入後は、いつでもどこでも各園のデータをパソコンで確認できるようになったため、事務作業時間も大幅に削減されました。

また、連絡帳や保育日誌にかかる時間が約半分に削減され保育士の休憩時間を確保できるようになりました。これまで連絡帳や日誌業務が業務時間に終わらず、職員は自身の休憩時間も使って対応したり、業務時間内に終わらなかった作業を持ち帰ることもありました。
「はいチーズ！システム」の導入後は、書類作業時間が短縮され休憩時間がきちんと確保できるようになりました。削減された時間に制作作業などを行い、残業時間が減り職員の働く環境が改善されました。

保育士の先生方や保護者様の反応はいかがですか？

森本さま

保育士の先生方からは、「家で仕事のことを考えずに解放されるようになった」「残務がなくなった」という声が挙がっています。

保護者の皆さまからは、「朝の忙しい時間に手書きするのは大変だったけど、今は家を出てからも（スマホでも）連絡帳を書けるようになりとても楽になった」「お迎えに行っていない家族もスマホから連絡帳で子どもの成長を見られるようになりました」など満足のお声をいただいています。

最後に、ICTシステムの導入は保育士や園児の募集に効果があると思われますか？

森本さま

ICTシステムは、今のところ職員採用の面での寄与が大きいと思います。若い職員の世代を中心にICTシステムは“当たり前の時代”になっていると感じるからです。

保護者についても、近い将来、保護者が園を選ぶ時代になると“連絡帳は手書きのほうが良い”という層はニッチ（少ない）な層になるのではないかと思います。

キッズブレアは、これからもICTシステムで職員の事務作業と残業時間を削減し、子どもたちと向き合う保育の時間をさらに増やしていきたいと考えています。

【キッズブレア株式会社について】

所在地：東京都目黒区
保育施設種別：認可保育所8園