保育士の負担軽減と、保護者へのタイムリーな情報共有を実現

◆課題
・幼保再編事業が実施され1号認定と2号認定の園児が混在し登降園時間の管理が煩雑化
・保育要録はエクセルで作成しており、小学校へ提出作業に市職員の時間と労力を要していた

◆導入
2024年10月に「はいチーズ！システム」を導入

◆成果
・費用対効果の高い保育ICTを導入
・ドキュメンテーション作成の時間が大幅に削減
・園への電話連絡の減少
・出席簿等のデジタル化で管理が容易に
・保護者が行事予定や園からの案内をアプリで確認でき紙の保管が不要に

施設側と保護者側、市職員の時間と労力の解決策を検討

「はいチーズ！システム」導入前、こども施設課としての課題をお聞かせください。

石橋さま

柏原市では令和3年に就学前施設を11施設（幼稚園6園、保育所5園）から5施設（認定こども園4園、保育所1園）に集約する幼保再編事業が実施され、市内で初めての認定こども園が開設されました。認定こども園では、同一クラスに登降園時間の異なる1号認定と2号認定の園児が混在することになるため、登降園時間の管理が煩雑化していました。また保護者の方には毎日登降園時間を書面に記入いただいていたため、施設側と保護者側両方に負担が生じていました。
また、保育要録はエクセルで作成しており、小学校へ提出作業に市職員の時間と労力を要していました。
これらの課題を解決するため保育ICTシステムの導入を検討することにしました。

限りある予算の中で最大限の効果が期待できると感じた「はいチーズ！システム」

「はいチーズ！システム」導入の決め手をお聞かせください。

石橋さま

柏原市が複数の保育ICTシステムを比較検討した結果、はいチーズ！システム導入の最大の決め手となったのは費用対効果の高さでした。
特に認定こども園への集約時に先行導入していた「はいチーズ！フォト 先生プラン」との併用によりICTシステムの費用が一切不要となる点は、財政面で大きなメリットになると思いました。自治体として、限りある予算の中で最大限の効果を出すことが求められる中、初期費用・月額費用ともに無料の「はいチーズ！システム」は理想的な選択肢となりました。
機能については、以前園長を務めていた市職員の意見を参考に現場の使いやすさを重視しました。毎日利用するのは現場の職員なので、シンプルで使いやすいシステムを求めました。
無料であることに対しては「無料だと機能が限られているのではないか」という懸念もありましたが、確認した結果、登降園管理、連絡帳、要録作成、ドキュメンテーションなど必要な機能は十分に備わっており、他社システムと比較しても遜色ないことが分かりました。この点も導入の後押しとなりました。

当初の予想を大きく上回るスピードでICTシステムが浸透！

スムーズな導入に向けて工夫したことはありましたか？

石橋さま

柏原市では、ICT導入を円滑に進めるために2つの工夫を行いました。
1つ目は、各園に若手保育士を中心とした「ICTリーダー」を配置したことです。ICTリーダーが中心となり操作方法や活用方法を習得し各園での質問に対応していくことで、他の保育士の不安を軽減し、スムーズな導入に繋げることができました。
2つ目は、使用できる機能を段階的に導入したことです。はじめから全ての機能を活用するのではなく、最初は登降園管理と連絡帳機能に絞って慣れてもらいました。これにより現場の混乱を最小限に抑え、無理なくICTシステムを定着させることができました。
このような取り組みにより利用開始から1か月ほどで、現場からは「他の機能も使ってみたい」という積極的な声が上がるようになり、当初の予想を大きく上回るスピードでICTシステムが浸透しました。

職員に最も好評な機能＝ドキュメンテーション機能

「はいチーズ！システム」では30機能以上が利用できますが、現場の保育士から好評な機能はありますか？

石橋さま

登降園管理や連絡帳も活用していますが、特に好評なのがドキュメンテーション機能です。以前は撮影した写真を印刷し手作業で紙に貼り付けてドキュメンテーションを作成していましたが、作成に時間がかかっていました。はいチーズ！システムのドキュメンテーション機能を活用するようになってからは、iPadなどで撮影した写真をシステムにアップロードするだけで自動的にレイアウトされたドキュメンテーションが完成するため作成時間が大幅に削減されました。
保護者の方からも「ドキュメンテーションが見やすくなった」と嬉しいお声を頂いています。今後はドキュメンテーションを連絡帳に添付して配信することで、よりタイムリーに保護者の皆様と保育の様子を共有していく予定です。

最後に、今回の導入の振り返りや今後の活用についてお聞かせください

石橋さま

導入前は現場がシステムに慣れるまで1か月以上を想定していたものの実際には1か月弱でスムーズに移行が進んで驚きました。これは各園に配置したICTリーダーの貢献が大きいと思います。また、自治体として最小限のコストで最大限の効果を出すことが重要であるため、導入費用と月額費用が無料の「はいチーズ！システム」は、限られた予算の中で最大限の効果を期待できるシステムでした。運用開始から1か月ほどですが、ドキュメンテーション機能をはじめ、保育士や保護者からも好評な機能が多く、すでに導入効果を実感しています。今後はさらに多くの機能を活用し、保育士の業務改善、保育の質向上、そして保護者とのコミュニケーションをさらに強化していきたいと思います。

導入後における保育士や保護者からのコメント

■保育士からのコメント
・電話連絡が減るのはありがたい。
・ドキュメンテーションは作成が容易で保護者からの評判もよい。
・アンケート機能を紙媒体から置き換えられるのは便利そう。
・これまで紙媒体で管理していた出席簿等をデジタル化できるので管理がしやすい。

■保護者からのコメント
・欠席連絡がアプリでできるので便利になった。
・行事予定や案内をアプリで確認できるので紙の保管が不要になり楽になった。

【大阪府柏原市　導入概要】
住所：大阪府柏原市安堂町1番55号
導入施設：認定こども園4園
導入時期：2024年10月より