「はいチーズ！システム」を導入して、保育士の業務負担を減らす第一歩を踏み出せました！

◆課題
・大量の書類を管理するためのスペースが必要だった
・手書きでの書類作成でミスが発生することがあった
・従来のやり方にとらわれている傾向があった

◆導入
2023年7月に「はいチーズ！システム」を導入

◆成果
・新しい取り組みを取り入れることに対する壁がなくなった
・日々の業務負担削減に向けての一歩を踏み出せた
・監査への対応がスムーズにできるようになった
・デジタルネイティブ世代の若い先生たちが積極的に動く機会が得られた
・身長体重の変化がグラフでチェックできるので保護者の方々から喜ばれた

睡眠チェックもワンタッチ！業務効率が大幅アップ

現在「はいチーズ！システム」をどのように活用していますか？

Mさま

当園では昨年から睡眠チェック、身体測定、お知らせ、アンケート機能を使い始めました。5月からは欠席連絡機能も本格的に運用開始しています。使っていくうちに『これが欲しい』『あれが欲しい』という要望も見えてきました。今では上手く活用できていると感じています。
特に睡眠チェック機能では、従来手書きで矢印を記入していた仰向け・うつ伏せの確認作業が、タブレットでワンタッチでできるようになりました。これにより、先生たちがよりスムーズに業務ができるようになったのは大きなメリットといえます。

困惑から協力へ！職員が慣れるまでの道のり

「はいチーズ！システム」を導入するにあたって大変だったことはありますか？

Mさま

もっとも苦労した点は、職員の皆さんに新しいシステムに慣れていただくことでした。
これまで手書きの作業に親しんできた先生方の中には、パソコン操作に不安を感じる方もおり、導入当初は戸惑いの声が聞かれることもありました。
それでも、時代の流れに合わせて少しずつ取り組んでいく必要があると考え、前向きにスタートしました。使い方を職員同士で共有し合いながら進めていく中で、「分からないところは聞き合おう」「一緒にやってみよう」という雰囲気が生まれ、徐々に園全体に安心感が広がっていきました。次第に前向きな声も増え、自然と協力体制が整っていったように感じています。
また、機器の問題もありました。当初はクラスに1台しかパソコンがなく、一人が使うと他の作業ができなくなってしまう状況でした。そこで会社にお願いして、各クラスにスマートフォンを１台ずつ追加配備していただき、睡眠チェックは携帯で、他の作業はパソコンで、というように使い分けできるようになりました。

手書きでの作業から「はいチーズ！システム」に移行するための工夫があれば教えてください。

Mさま

重要だったのは、分かりやすいマニュアルの作成でした。システム内にマニュアルはあるのですが、そこまでたどり着けない先生も多くいらっしゃいました。そこで、実際の操作画面をスクリーンショットで撮影し、手書きで矢印を書き加えた独自のマニュアルを作成しました。
たとえば睡眠チェックなら睡眠チェックだけの専用マニュアルを作り、『ここをクリック』『次はここ』という具合に、一つひとつの操作を紙に落とし込みました。職員全員で集まって、実際にその通りに操作してもらう研修も実施。最初は「できない」「苦手」という先生の割合が多かったのですが、今では先生同士で『これはこうだよね』『分からない時はこうするんだよ』と教え合う文化ができています。

先生たちの意識が変わった！新しい取り組みも前向きに

「はいチーズ！システム」を使い始めて実感している変化はありますか？

Mさま

一番大きな変化は、パソコンやデジタル機器に対する先生たちの意識が変わったことです。従来、当園は『ずっとやってきたものを大事にしよう』という方針で、新しい取り組みに対して慎重でした。しかし、「はいチーズ！システム」を導入したことで、新しいものに対する壁がなくなったように感じています。
『次は出席簿もシステムでやってみましょう』と提案した時も、『これだよね、これだよね』とスムーズに受け入れてもらえました。先生同士で教え合い、分からない時は気軽に聞きに来てくれるようになりました。
具体的な業務面では、1日1枚使っていた睡眠チェック用紙を使わなくなったため、大量の書類を保管するスペースが不要になりました。ファイル棚1列分のスペースが空いたのは大きな成果です。また、手書きによるミスがなくなり、月末のチェック作業が大幅に削減されました。
従来は月末に全クラスの書類をチェックするのに丸3日程度かかっていたのが、今では週1回さっと確認するだけで済みます。出席簿は記入漏れがあると赤いビックリマークが表示されるので、見落としがないのも便利ですね。監査の際も必要な書類をすぐに印刷できるので、準備が格段に楽になりました。

「はいチーズ！システム」について、保護者様はどのように感じていらっしゃるのでしょうか？

Mさま

保護者の皆様からは概ね好評をいただいています。特に身長・体重の変化がグラフで確認できる機能は、『子どもの成長が一目で分かって嬉しい』と喜ばれています。栄養士への相談時にも、データを持参しやすくなりました。
お知らせ機能についても、電車通勤をされる保護者の方からは『電車の中で今日の様子を読めるのが便利』という声をいただいています。特に当園は駅から近く、東京まで通勤される方が多いので、移動時間を有効活用していただけているようです。
ただし、連絡帳の電子化については、まだ慎重な意見もあります。年度末の保護者代表の方との懇談では、『便利だけれど、手書きの良さもある』『先生の字を見てほっとする』といったご意見もいただきました。
世代やこれまでのご経験によって、受け入れ方に違いがあるのも事実だと感じています。
日常的にスマートフォンやデジタルサービスに親しんでいる保護者の方はスムーズにご利用くださる一方で、従来のやり方に安心感を持たれる保護者の方もいらっしゃいます。
これは職員についても同様で、デジタル機器への慣れや経験の違いによるギャップを感じる場面はありますね。

これから「はいチーズ！システム」をどのように活用していこうとお考えか教えてください。

Mさま

検討しているのは、日誌機能の導入です。定型文や文例があることは確認していますが、現在使用している紙のデザインと異なるため、先生たちへの説明方法を検討しています。
課題としては、パソコンでの入力作業中は子どもから目を離してしまいがちになることです。集中する時間を別室で確保するなど、ノンコンタクトタイムの整備も必要だと考えています。また、上書き保存や改行操作に不慣れな先生もいるので、操作面でのサポート体制も整えていく必要があります。
グループ園全体での統一化も重要な課題です。園によって書式を変更してしまうと、先生の異動時に再度学習が必要になってしまいます。本社と連携しながら、足並みを揃えていきたいと考えています。
将来的には、より多くの機能を活用して、保護者との連絡をスムーズにし、事務作業の効率化を図りたいですね。特に感染症が流行した際の保護者とのコミュニケーション手段として、デジタル化の重要性を実感しているので、段階的に機能を拡充していく予定です。
また、若い先生たちがICTを率先して使えるようになったことで、ベテランの先生との良い役割分担ができています。この流れを活かして、園全体のデジタルリテラシー向上に取り組んでいきたいと考えています。

【ミルキーホーム天王台園について】

所在地：千葉県我孫子市
保育施設種別：認可保育所
定員　：70名