紙ベースの出退勤管理からの脱却

流山こばと保育園永澤さま　板倉さま

抱えていた課題

もともとは、紙の連絡ノートで保護者とのやり取りを行っていました。連絡ノートの記入には多くの時間を要し、職員が休憩時間を十分に取れない、業務が回らないということもありました。職員の出退勤管理も紙ベースで行っており、集計には時間がかかりミスも発生しやすい状況でした。複数担任制にしているので、紙での情報共有は煩雑という課題もありました。

はいチーズ！導入の決め手

数ある保育ICTサービスを比較検討して、最終的には「はいチーズ！システム」を選びました。最大の理由はお試し利用した際に「エラーが少なく、入力した内容が消えることがなかった」ことです。非常に使いやすく優れていると感じました。システム導入後もトラブルが少なく、定期的に機能がアップデートされていて便利になるような工夫が凝らされています。導入時の費用負担の不安はありましたので、はいチーズ！システムは無料で利用できるという点も決め手になりました。
導入前の比較検討の段階では複数のシステムを実際に試し、「目的のページに到達するまでのクリック数が最も少ない」ことも重視しました。直感的な操作性で、パソコン操作に不慣れな職員でもすぐに使いこなすことができています。
はいチーズ！システムは困ったときのサポート体制も充実しており、導入時のデータ移行がスムーズに進みました。電話でのサポート対応も非常に丁寧で親身になってくださいます。

導入してみて

はいチーズ！システムを導入してみて、ポジティブな変化がさまざまありました。
紙ベースの作業がなくなったことで業務時間が大幅に短縮され、職員に心の余裕が生まれました。「事務作業が大幅に効率化されてすごく助かる」という声も聞いており、休憩時間をしっかりと取り、子どもたちと向き合う時間が増えています。
職員間の情報共有は「デイリーボード」機能を活用していて、新しい職員の研修スケジュールや実習生の日程、行事のお便りなどを一括で全職員に周知しています。

今後システムを検討している園へ

他社からの切り替えを検討している園の方もいらっしゃると思います。他社システムでは「書いたものが消えてしまう」というストレスがありましたが、はいチーズ！システムではこの問題が全くないのは大きな安心材料です。
パソコン操作が苦手な50代の職員からは導入前に不安の声がありましたが、2ヶ月でスムーズに使いこなせるようになっています。「クリック数が少なく、分かりやすいアイコン」と「シンプルで使いやすいデザイン」なので、ITスキルに関わらず誰でも利用できますね。文字入力が苦手でも、音声入力機能を活用して効率的に業務しています。