複数のICTを一元化。現場と保護者の負担を減らし、業務効率も向上

◆課題
・保護者に複数のICTアプリを案内する必要があり、混乱を招いていた
・月案・週案作成がExcelやWordなど紙ベースで非効率だった
・超過延長料金の請求が毎回個別で手間だった

◆導入
2024年4月に「はいチーズ！システム」を導入

◆成果
・用途に応じて使い分けていたICTを1つに統一でき、保護者への案内もしやすくなった
・シフト管理機能で職員の勤務予定を一覧で確認でき、現場の調整がしやすくなった
・月案・週案をテンプレートで作成できるようになり、業務の効率化や残業削減につながった
・都度計算していた超過延長料金を一括集計・請求できるようになった

複数アプリの運用から、使いやすさを求めて

「はいチーズ！システム」を導入する前の課題や導入の経緯を教えてください。

石丸さま

これまで、キッズナーサリーあざみ野園では、保護者への連絡や写真販売など、それぞれの用途に応じて複数のICTサービスを使い分けていました。毎年入園される方に、必要なアプリをインストールしていただくようご案内していたのですが、「アプリが多くて分かりにくい」といった声を保護者の方からいただくことがありました。

既存のサービスを1つに統一することも検討しましたが、必要な機能がすべて備わっていなかったり、オプション扱いで追加のコストが発生したりと、私たちのニーズに合いませんでした。また、保育士からも、使いにくいという声があったため、誰にとっても使いやすく、必要な機能が一通りそろっているICTを新たに導入することを検討し始めました。

誰でも直感的に使える操作性が決め手

導入の決め手になったことを教えてください。

石丸さま

「はいチーズ！システム」を選んだ一番の理由は、使いやすさです。以前使用していたICTは、文字が多くて見づらく、特に年配の保育士には「触りたくない」と敬遠されがちでした。

「はいチーズ！システム」は画面がポップで見やすく、直感的に操作できる点が魅力でした。また、写真販売の機能と保育業務支援機能の両方がセットになっていて、追加料金が発生しない点も大きなポイントでした。

導入時に苦労したことはありますか？

石丸さま

導入にあたっては、「なぜ切り替えるのか」「どういった目的で導入するのか」を職員にしっかりと説明した上で進めたため、大きな混乱や反発はありませんでした。「より使いやすいシステムにしたい」「ICTを統一して業務をすっきりさせたい」といった意図を共有できたことが、スムーズな導入につながったと思います。

とはいえ、最初はこれまでと画面の見た目が異なるため、やや戸惑う声もありました。ただ、導入前に2カ月間の無料試用期間を設けていただいたおかげで、4月の新年度を迎える前に十分に操作に慣れることができました。実際に使ってみる中で必要だと感じた機能を追加できたこともあり、とてもありがたかったです。

保育士の先生方や保護者の方の反応はいかがですか？

石丸さま

保護者の方からは、「使いやすいです」「登降園時間を打刻するQRコードが便利です（※）」といった声をいただいています。職員からも、好意的に受け止められています。

最初は慣れない操作に違和感を覚えることもあったと思いますが、仕様の意図を理解するうちに、納得して使ってくれるようになりました。私自身も毎日使っていますし、職員も自然に使いこなしてくれていると感じます。

※QRコードは（株）デンソーウェーブの登録商標です。

勤務予定も書類作成もまとめてできて、日々の業務がぐっと楽に

導入後、具体的にどのような変化がありましたか？

石丸さま

一番大きな変化は、職員の勤務予定が一覧で分かりやすく表示できるようになったことです。人手が足りない時間帯も視覚的に把握できるようになり、シフト調整がしやすくなりました。

また、月案や週案の作成も、これまでは職員が自分で考えて作成していましたが、テンプレートを活用することで効率化が進みました。行事や子どもたちの様子などを自園に合わせてカスタマイズできるのも良いと思います。テンプレートがあることで新人の保育士でも作成しやすいですし、業務の負担軽減につながっています。実際に、残業時間も削減できました。

さらに、iPad上で月案・週案をはじめとするさまざまな業務が完結するようになったことで、以前のようにExcelやWordを使って紙に印刷しなくても済むようになりました。書類管理の手間も減り、他の職員がパソコンを使っている間に順番を待つ必要もなくなったので、業務の無駄が大きく改善されたと感じています。

また、自治体の立ち入り検査にも対応しているのが非常に助かっています。以前は段ボールいっぱいの紙書類を準備していましたが、今は必要なデータがすべてシステム上で確認できるようになりました。

現在、どのような機能を使っていますか？

石丸さま

現在活用しているのは、連絡帳・日誌・午睡チェック・身体測定・発達記録・月案・週案・延長料金の管理などです。これらの記録系業務は以前すべてパソコンで行っていたので、タブレットで簡単に入力・管理できるようになったのはとても便利です。

午睡チェックについては、以前はセンサーを使ったシステムを導入していた時期もありましたが、センサーに頼りすぎるのはどうかという話が園内で上がり、使用を見直していたところでした。ちょうど良いタイミングで「はいチーズ！システム」を導入できて本当に良かったと思っています。

中でも特に助かっているのが、超過延長料金の一斉集計機能です。以前は「今日は〇円です」と毎回個別にお知らせしていましたが、導入後は、翌週や翌月にまとめて支払っていただけるように変わりました。私たち職員の負担が軽減されただけでなく、保護者にとっても分かりやすくなったと感じています。

導入を検討している他の施設様へのアドバイスをお願いします。

石丸さま

スマートフォンの操作でもそうですが、ほんの少しボタンの位置が変わるだけでも使いにくさを感じてしまうものなので、できるだけ早い段階で職員が実際にシステムに触れて操作に慣れておくことをおすすめします。

また、保護者の方に案内する前に、保護者側の画面を確認しておくことも大切だと思います。例えば、実際に連絡帳を送信してみるなど、保護者目線で疑似体験をしておくことで、「ここは使いやすい」「ここは少し工夫が必要かもしれない」といった点を事前に把握できます。

当園でも、導入前にしっかりとシミュレーションし、そのうえで保護者の方に説明したので、皆さんに理解していただけました。スムーズにシステムを導入するには、こうした事前の準備がとても大切だと思います。

【キッズナーサリーあざみ野園について】

所在地：神奈川県横浜市青葉区
保育施設種別：保育園
定員　：98名