「はいチーズ！システム」導入で書類作成の残業ゼロ、ペーパーレス化でSDGsへの貢献を実現

◆課題
・アナログ業務をICT化したい
・ペーパーレス化したい
・園に合ったシステム・機能を使いたい

◆導入
2019年5月に「はいチーズ！システム」を導入

◆成果
・書類作成に要する残業時間０を実現
・ペーパーレス化でSDGsに貢献
・連絡帳機能の活用により、保護者の満足度が向上
・一日約2時間の業務時間短縮
・監査の準備が楽になった
・保育の質の向上に繋がったことを実感

導入の決め手は、充実した機能とコスト感のバランスの良さ

「はいチーズ！システム」を導入したきっかけは何ですか？

藤野さま

かねてより保育園のアナログな部分に課題を感じており、ICTを導入したいと考えていました。

「はいチーズ！システム」を導入した決め手は
・小規模園に対応している
・iPhoneでも入力できる
・希望する機能が備わっている
・これまでの書類の項目と似ていた　です。

他社のシステムも比較しましたが、自分たちが希望する機能とコスト面で「はいチーズ！システム」が私たちの園に一番合っていると感じました。

保育士の負担が大幅に軽減！　「監査の書類の準備がとても楽になった」

「はいチーズ！システム」の導入後の変化について教えてください

藤野さま

1つ目は、園児の登降園の記録や職員の勤怠記録といった書類作成の負担が大幅に軽減されました。
「はいチーズ！システム」導入後は、書類作成に要する残業時間０（ゼロ）を実現しています。

導入前は、園児の登園降園の記録や職員の勤怠記録を全て手書きで行い、その都度計算し管理する作業を行っていました。
そのため、保育士の残業が1〜2時間ほど発生することもありました。

導入後は、「はいチーズ！システム」の「登降園管理」「指導案・要録作成」「勤怠管理」の機能を活用することで、一日約2時間の業務時間短縮が実現し、保育士の負担が大幅に軽減されています。

一度システムで入力すると自動で計算・データが連携されるので便利ですね。
特に事務の先生は「監査の書類の準備がとても楽になった」と話しています。

2つ目は、ペーパーレス化により、SDGsへの取り組みが実現されました。

これまで、お知らせや監査の資料など印刷が必要な書類が多数ありましたが、システムの導入で印刷が不要になり、ペーパーレス化を実現できたことで環境配慮も実現することができました。

「連絡帳機能」で保護者の満足度向上と信頼関係の構築に貢献

お気に入りの機能について教えてください！

藤野さま

・連絡帳機能
この機能のおかげで、保育士の手間が大幅に減りました。排泄記録がすぐに反映される点も便利です。
保育士と保護者の日々のコミュニケーションがより活発になり、保護者の満足度が向上したと感じています。

・午睡チェック機能
5分ごとにボタンを押すだけなので便利です。

・身体測定記録で自動的に曲線で描かれる機能
監査では「曲線をつけていますか？」と聞かれるので、自動で曲線が描かれるは便利だと感じています。

・保育スケジュール機能
保護者の方に翌月の登園予定（土曜保育や平日休み）を事前に入力していただくことで、保育士配置の計画に役立てています。

保護者の方の反応はいかがですか？

藤野さま

保護者からは「連絡帳の内容が詳細になった」と喜ばれています。

保護者がお迎えに来る前に連絡帳を送付するため、連絡帳を読んできた保護者が笑顔でお迎えにくることもあり、お迎えの際のコミュニケーションがより活発になりました。
当日の様子をその場で話せるきっかけになるので、保護者と保育士の信頼関係構築にも役立っています。

また、入園前の園見学のときに「連絡帳はスマホで送れます」と伝えると「すごくいいですね」というお声をいただくことがほとんどです。

総じて、「はいチーズ！システム」導入のご感想をお聞かせください。

藤野さま

「はいチーズ！システム」を導入したことで、園として掲げる「丁寧に個人と向き合い保育を行っていきたい」という想いを形にすることができ、保育の質の向上に繋がったことを実感しています。

【ZERO Nurseryについて】

所在地：東京都新宿区
保育施設種別：認可外保育所（企業主導型保育事業）
職員数　：10名（2021年12月時点）
園児数　：定員12名