一日あたり30分～1時間の事務作業時間が削減

◆課題
・紙での連絡帳の頃は、記入後の負担が多く正確さに欠ける面があった
・アンケートは取りまとめや、未回答者の確認に時間がかかっていた
・身体測定の記録に必要なカウプ指数を計算機を使い計算していた

◆導入
2022年4月に「はいチーズ！システム」を導入

◆成果
・一日あたり30分〜1時間の事務作業時間が削減された
・特に連絡帳に費やす時間が削減
　園内どの場所でも確認できるようになった
　クラス職員以外の職員が確認することで、職員への指導も行き届くようになった
・職員と子ども達、保護者の方のコミュニケーションがより良くなった
・わずか1か月で職員も保護者の方々も「はいチーズ！システム」が”当たり前”になった

「はいチーズ！システム」の導入で、職員と子ども達、職員と保護者の方のコミュニケーションが活発に！

「はいチーズ！システム」を導入する前の課題感と導入後の効果について教えてください。

田中さま

タムスわんぱく保育園船堀では、連絡帳記入後に他の職員が内容を確認しているようにしています。
以前はクラスの職員のみで確認していたため、個人の負担が多く正確さに欠ける面もありました。
「はいチーズ！システム」の導入後は、他のクラスや職員室など、園内どの場所にいても確認できるので、クラス職員の確認作業をなくし、園長・副園長・主任・リーダーが確認することにしました。
そのため、職員への指導も行き届くようになりました。

また、どのクラスの職員も全児童の連絡帳をタブレットひとつで見ることができるようになり、連絡帳に書かれていることを題材に他のクラスの子どもや保護者の方々と話がはずみ、コミュニケーションがより良くなりました。
事務作業時間の効果で言うと「はいチーズ！システム」の導入後は、一日あたり30分～1時間ほど削減されました。

アンケート回答率は100％に。身体測定のカウプ指数自動入力は便利で楽！

時間削減を実感している機能があれば教えてください。

田中さま

よく利用している機能は「登降園管理」「出席簿」「連絡帳」「身体測定」「お知らせ・アンケート」です。

「アンケート」については、紙の頃は回答されない保護者の方もいましたが、「はいチーズ！システム」の導入後は回答率が100％になりました。
紙のアンケートを行っていた頃は、取りまとめや未回答者の確認に時間がかかっていましたが、導入後は、誰がまだ回答していないかすぐにわかるので助かっています。
「行事の参加希望」「園帽子の購入について」など保護者の方にちょっと聞いてみたいというものが多いため、簡単にアンケートフォームで送信し、保護者の方に意見を聞けるのでとても便利です。

「身体測定」についても作業時間が削減されました。
身体測定記録で大事なのはカウプ指数なのですが、導入前は職員が計算機で計算し指数を入れていました。
「はいチーズ！システム」の「身体測定」機能は、自動的にカウプ指数が入力されるので記録作業がとても楽になりました。

「連絡帳」機能については、保護者の方から「通勤途中に入力できるようになったので便利ですね」というお声を頂いております。保護者の方にとって朝はとても忙しいため、通勤途中に入力し園に伝えられるようになり、とても便利になったと思います。

わずか１か月で「はいチーズ！システム」は”当たり前”に

保育士の先生方や保護者様の反応はいかがですか？

田中さま

職員間では、導入当初はシステムの利用方法や移行のことなど、戸惑いの声もありました。
しかし、ひと月以内には落ち着いてきて、「はいチーズ！システム」は私たちの保育の中で”当たり前”になっていました。「はいチーズ！システム」さんの使い方フォローは特に受けておらず、主任の先生が利用方法を覚えて周りの先生に教えてくれました。

保護者様から「はいチーズ！システム」の導入について不安や不満の声は挙がっていませんでした。
保護者の方々のほうが職員より順応するのが早く、導入後すぐにシステムの連絡帳は”当たり前”の様子になっていました。
連絡帳の「食事」の共有も、保護者の方々より満足の声を聞くようになりました。保護者の方にとって給食の食べた量は夜ご飯の量に影響することもあるので、給食の量は気になるようです。その報告が連絡帳を通してお迎え前に知れることはとても役立っているようです。

最後に、ICTシステムの導入は保育士や園児の募集に寄与すると思われますか？

田中さま

ICTシステムは保育士採用にも寄与すると思います。
保育士にとって、書類作成は負担になる業務のひとつです。その書類業務の負担が減ることは、システム導入のメリットとして大きいと思います。
書類業務が多い少ないは、募集にも影響があると思います。書類業務が少ないことで、子どもたちに向き合える時間が多い園の方が選ばれると思います。

園児募集の面から見ても、大きなポイントになると思っています。園見学に来られた保護者の方々から連絡帳についての質問を受けることがあります。システム上で連絡帳を両親、祖父母など複数人で見ることができるため、保護者様にとっても安心材料となるようです。通勤途中に入力されている方もいるので、時間削減にもなっています。
また、お迎え前に連絡帳の内容を確認できるので、お迎え時の職員と保護者の方のコミュニケーションもより円滑になると思います。

タムスわんぱく保育園船堀は、これからもICTシステムで職員の事務作業と残業時間を削減し、子どもたちと向き合う保育の時間をさらに増やしていきたいと考えています。

【タムスわんぱく保育園船堀について】

タムスグループ　医療法人　桐和会
所在地：東京都江戸川区
保育施設種別：認可保育園
社員数：5,598名（パート社員含む、グループ全体）